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EVJF: 10 ASTUCES POUR L’ORGANISER DE A À Z

Pour réussir à faire un EVJF en bonne et due forme, il faut s’y prendre plusieurs mois à l’avance. Vous retrouverez dans cette article toutes nos astuces pour réussir à organiser votre week-end pas à pas !

Et si vous ne l’avez pas encore lu, mais que vous avez besoin d’idées, cliquez ici pour lire l’article sur l’EVJF que j’ai organisé à la Rochelle: programme détaillé et bonnes adresses garanties !

ORGANISER TON EVJF ? OUI, JE LE VEUX !

Répondre un grand oui lorsqu’on vous demande d’être témoin, c’est top, mais c’est aussi un réel engagement ! Organiser l’enterrement de vie de jeune fille de la future mariée est l’un des points d’honneur que vous devrez honorer.

Avec cet article, vous allez pouvoir être guidé pas à pas dans l’organisation de ce joli projet. Et la priorité numéro une de ce week-end, c’est la future mariée…

1. Déterminer la liste des invité(e)s

Pour bien démarrer, il faut déjà choisir qui va organiser les festivités. En effet, s’il est d’usage de demander l’avis de toutes les participantes pour le programme, il convient de nommer des organisateurs attitrés qui chapeauteront tout ça ! La tradition veut que ce soit les témoins qui s’en occupent, mais il peut également s’agir d’amis proches ou de membres de la famille…

Par la suite, il vous faudra déterminer la liste des invités. Certaines futures mariées préfèreront ne pas s’en occuper et découvrir le jour J qui est présente. En gros, vous gardez la surprise totale, et ça peut être sympa ! Il faut juste être sûrs que les organisateurs connaissent Madame à 300%… Et oui, il ne faudrait pas oublier quelqu’un ! 😉

Pour ma part, nous étions chargés de l’organisation avec le second témoin, Jojo. Nous avons fait le choix de demander à Marlène, la future mariée, de nous envoyer sa liste d’invités: noms, prénoms et numéros de téléphone de tout le monde. Si le mariage a lieu en Septembre 2020, nous avons commencé à prendre contact avec toutes les participantes dès Décembre 2019, pour se présenter, puis discuter des premières idées.

2. Prendre les choses en main et définir un budget

C’est pour moi un des points les plus importants, car c’est lui qui va déterminer la suite de l’organisation ! Logiquement, si chaque participante a un budget de 50 €, vous n’allez pas partir plus d’une journée ! Le but étant de faire quelque chose de qualitatif avant tout, il faut pouvoir adapter son programme à son budget.

Nous avons pris soin de demander son avis à la future mariée, à savoir :
– est-ce que tu préfères un week-end extraordinaire, même si peu de personnes peuvent se permettre d’y participer (Vegaaas !)
 un week-end plus simple (attention, ça ne veut pas forcément dire moins bien !) mais avec le maximum de personnes

Cela permet de voir dans quelle direction on va, et si on va opter pour les possibilités budgétaires de la majorité, ou pas.

De ce fait, nous avons commencé par créer un sondage Doodle, pour permettre à chacune d’y mettre ses prétentions. Cela a été un peu difficile pour certaines de nous donner un budget sans savoir ce que nous avions prévu, et vice versa pour nous. La future mariée souhaitant privilégier la présence de toutes les participantes, nous avons donc demandé un « idéal » à chacune, afin d’en faire une moyenne.

Nous avons donc déterminé un budget moyen entre 150 et 200€ par personne.

3. CHOISIR LA DATE ET LA DESTINATION DE L'EVJF

A partir de là, le groupe commençait à se dessiner. 

Pour pouvoir réfléchir à ce qu’il est possible de faire, il faut se poser les bonnes questions :
– Quelle sera la meilleure période pour partir vis à vis du mariage ? Il ne faut pas partir trop tôt, ni trop tard…
– Quels sont les goûts de la future mariée ? Plutôt grande fiesta ou journée SPA ? Été ou hiver ? Mer ou Montagne ? Quels types d’activités culturelles aime-t-elle ? 
– Quelles sont les disponibilités de toutes les participantes ? 

Une fois n’est pas coutume, vous reprenez votre ordi, votre souris, et vous relancez un petit doodle pour que chacune puisse vous communiquer ses disponibilités. N’hésitez pas à orienter les invitées vers 3 ou 4 dates en particulier. En général, la majorité l’emporte !

Pour notre part, nous avons pris le problème en sens inverse : nous n’avons pas directement cherché une date, puisqu’on s’y prenait tôt et que nous avions toutes le temps de s’organiser. En revanche, on a commencé par rechercher un évènement qui plairait à la mariée. Ce dernier déterminerait donc le lieu et la date de l’EVJF !

Compte tenu du budget, nous avons laissé tomber l’idée de partir en week-end dans une grande ville d’Europe. On aurait été trop restreints financièrement et ce n’était pas l’idée. Nous avons donc recherché des festivals, des fêtes de village qui étaient organisés à moins de 4h de route de chez nous. L’évidence nous est apparue lorsque nous sommes tombés sur la programmation du festival Francofolies organisé tous les ans à la Rochelle.

Pourquoi ce choix ?

  • La mariée n’y a jamais été : point super important selon moi pour une surprise !
  • La Rochelle se trouve à moins de 3h de notre domicile, et est donc facilement accessible en voiture
  • Les participantes pouvaient nous rejoindre juste pour une journée si elles ne pouvaient pas se libérer tout le week-end…
  • C’est une ville en bord de mer, idéale l’été, avec une très belle architecture
  • Le chanteur Damien Saez faisait partie de la programmation du vendredi soir : passion que les deux futurs mariés partagent et je crois qu’on peut même dire qu’ils se sont rencontrés grâce à cet artiste… La boucle est bouclée, on était trop content de conclure cette vie de jeune fille avec ce petit clin d’oeil !

4. PRIORISER ET DÉFINIR LE PROGRAMME DE L'EVJF

Grâce au choix de l’évènement, nous avons bien accéléré les choses car une grande partie de notre week-end était calé.

Nous avons essayé de budgétiser toutes nos idées, pour voir ce qui pouvait éventuellement nous rester comme marge de manoeuvre. Nous avons regardé :
– Les tarifs moyens des hébergements à la Rochelle
– Le prix du festival Francofolies
– Le budget qu’il nous fallait consacrer à la partie transport

A partir de là, nous arrivions déjà à +/- 140 € par personne. On a donc souhaité consacrer les 60€ restant le plus intelligemment possible pour toutes les participantes : inclure des restaurants, des petits cadeaux souvenirs, … et surtout prioriser les activités gratuites. Les balades à vélos et les après-midi jeux sur la plage apparaissaient comme une évidence.

Notre programme était donc désormais bien en tête, et nous étions à même d’en parler à toute l’équipe. Nous avons repris contact avec toutes les invitées mi janvier pour leur présenter le programme choisi.

Nous leur avons demandé de nous confirmer, ou non, leur présence avant le 10/02/2020. La Charente étant très prisée en plein mois de Juillet, c’était important qu’on puisse rapidement commencer à réserver l’hôtel et les différentes activités.

5. OPTER POUR UNE COMMUNICATION EFFICACE

Maintenant que la machine est lancée, nous sommes partis pour à peu près 6 mois de préparation, toutes complices pour faire de ce week-end un fabuleux souvenir.

Pour optimiser la communication entre toutes les participantes, la priorité, c’est de rappeler à chaque invité votre numéro de téléphone et/ou celui de tous les témoins/ organisateurs. Il faut qu’elles puissent entrer en contact avec vous à tout moment !

Par la suite, n’oubliez pas de créer une conversation groupée. Les moyens de communication et les réseaux sociaux aujourd’hui ne manquent pas. Rien de plus simple pour pouvoir passer des messages, donc ! Pour ne citer qu’eux, je vous conseille de créer une conversation avec toutes les participantes sur l’une des plateforme:
– Messenger (via Facebook)
– Whatsapp (pour celles qui ne sont pas présentes sur les réseaux sociaux)

Cela vous permettra à vous, dans un premier temps, de faire passer un message sans l’envoyer 25 fois. Et ça permettra à chaque participante de créer un échange, poser des questions ou vous aider à organiser l’EVJF.

LE TIP DE PISA : N’oubliez pas de demander aux invitées si elles ont une info particulière à vous communiquer… Allergies, femmes enceintes, peur de certaines activités… C’est à vous d’y penser et ça va déterminer tout votre programme ! 

6. RÉCOLTER LES FONDS

Certains ne commenceront pas par là, mais pour moi c’est primordial. Les bons comptes font les bons amis !

Demander un acompte à toutes les participantes vous permettra d’effectuer les premières réservations, sans vous mettre dans le rouge ! Quand on sait qu’un EVJF comme celui qu’on a organisé pousse dans les 1500 à 2000 EUR au total, autant l’anticiper !

Nous avons donc calculé ce qu’il nous fallait comme budget pour bloquer les premières réservations :
– Un acompte pour réserver l’hôtel
– Les places pour les Francofolies, à régler intégralement à la réservation

Nous avons défini une base pour l’acompte de 80€ mi février, et nous avons demandé aux participantes de nous les verser avant le 01/03/2020. Ainsi, début mars, on était prêts à tout bloquer définitivement.

Pour les paiements, rien de plus facile aujourd’hui, les possibilités sont nombreuses :

  • Le bon vieux virement bancaire
  • Paiement sécurisé sur la plateforme Paypal (soit en faisant une cagnotte, soit en demandant des virements via la plateforme)
  • Applications bancaires type Lydia ou Pumpkin : vous réglez vos amis directement avec votre CB !
  • Ou, si vous êtes à proximité et que cela vous arrange, en espèces !
Le premier paiement se faisant en février, et le voyage en juillet, nous avons proposé à toutes les participantes d’échelonner la suite des règlements. Cela a permis :
– De faire en sorte qu’elles ne se retrouvent pas en plein mois de juillet avec 120€ à régler d’une traite
– D’effacer certaines difficultés financières – celles qui n’avaient pas les sous de côté ont pu en mettre un peu tous les mois
– Et également, nous permettre à nous d’avoir en permanence de la trésorerie pour réserver chaque prestation

Les filles nous ont fait parvenir tous les mois un virement de 30€, pendant 4 mois. C’était parfait !

LE TIP DE PISA : Par la suite, nous avons fait le choix d’offrir des prestations supplémentaires qui nous ont fait exploser le budget. A vous de voir comment vous vous organisez en cas de dépassement de budget :
– Soit vous demandez un versement complémentaire à chaque participante après l’EVJF  (attention à ce que chacune soit bien d’accord avec ce qui a été ajouté !)
– Soit vous vous le répartissez entre les témoins.

Nous avons personnellement choisi la deuxième option : c’est notre choix, et donc notre responsabilité.

7. GÉRER LES PREMIÈRES RÉSERVATIONS DE L'EVJF

Maintenant que vous avez récolté les fonds, vous pouvez vous permettre de valider les premières réservations !

Nous avons pris nos places pour les Francofolies directement sur la billetterie du site.

Pour l’hébergement, comme à mon habitude, j’ai effectué la réservation sur booking.com. Notre choix s’est porté sur l’AppartCity de la Rochelle pour plusieurs raisons :

  • Kitchenette équipée dans les appartements 
  • Grands duplex idéaux pour les groupes
  • Centre-ville accessible à pieds
  • Annulation gratuite disponible

Vous pouvez réserver votre chambre en cliquant ici :

Booking.com (function(d, sc, u) { var s = d.createElement(sc), p = d.getElementsByTagName(sc)[0]; s.type = 'text/javascript'; s.async = true; s.src = u + '?v=' + (+new Date()); p.parentNode.insertBefore(s,p); })(document, 'script', '//aff.bstatic.com/static/affiliate_base/js/flexiproduct.js');

LE TIP DE PISA : Sur certaines plateformes hôtelières, type Booking.com, vous pouvez sélectionner “annulation gratuite” dans votre recherche. Je vous le conseille vivement pour deux raisons :
– S’il y a un soucis pendant les mois à venir (vous savez, genre un petit virus COVID-19…), vous n’êtes pas engagés sur l’hôtel et pouvez l’annuler à tout moment sans frais. Et c’est souvent la plus grosse dépense !

– Vous pouvez anticiper et bloquer l’hôtel avant même d’avoir reçu tous les paiements. Cela permet d’éviter qu’il vous passe sous le nez, ou que les prix augmentent. Avec cette formule, en général, vous ne réglez l’hôtel que quelques jours avant le départ.

8. PRÉVENIR (OU PAS) LA FUTURE MARIÉE

Premières réservations faites, nous avions enfin un pied dedans ! Pour la future mariée, deux options s’offrent à vous :

La kidnapper le jour J en mode grosse surprise : gros souvenir assuré !
La prévenir (certains n’aiment pas les surprises, ou ont des impératifs qui font que ce n’est pas possible autrement)

À vous de connaitre la mariée, et ses habitudes de vie.

Attention: dans tous les cas, avant de bloquer vos réservations et prélever de l’argent aux invités, n’oubliez jamais, jamais, JAMAIS de prévenir un proche de la date de l’EVJF ! Vérifiez le calendrier de la future mariée ! Ce serait dommage qu’elle ne soit pas là 😉 Pour ma part, j’ai mis le futur marié dans la confidence…

Nous avons également fait le choix (surprenant peut être) de prévenir la future mariée… Nous l’avons fait pour deux raisons :
– ses enfants en bas âge
– Et l’anniversaire de la petite dernière (déjààààà 1 annnn ! #TataGaga) qui tombait en plein milieu de l’EVJF. La petite ne s’en souviendra pas, on sait, mais la maman… 😉

On a juste créé une petite invitation, qu’on lui a transmis par courrier, ni vu, ni connu… Fallait pas trop en dire quand même !

Création ensoleillée made in Canva

LE TIP DE PISA : Pour créer vos invitations, il y existe aujourd’hui de nombreux sites de montages photos. Cela vous permet de faire de jolis flyers, gratuitement. 

Pour ma part, je travaille beaucoup sur Canva et j’aime énormément leur façon de fonctionner. Le site est facile à prendre en main, et on peut quand même pas mal personnaliser ses montages, ou s’inspirer de créations pré-existantes. Il existe également une version payante, plus poussée.  Vous pouvez également utiliser l’application pour téléphone.

9. GÉRER LES DERNIERS PRÉPARATIFS DE L'EVJF

Nous nous sommes retrouver dans une situation un peu particulière avec le COVID-19, sans savoir si nous allions vraiment pouvoir partir et si la situation sanitaire allait le permettre. Nous avons donc un peu tout mis en stand by jusque début juin, en attendant d’y voir plus clair…

  • La gestion (imprévue) des imprévus

On savait qu’on organisant tout plusieurs mois à l’avance ça pouvait être compliqué, mais on ne s’attendait pas à un tel chamboulement. Avec tout cela, les Francofolies, la pièce maitresse de notre week-end, ont été annulées. Il a donc fallu trouver un plan B et réorganiser tout le week-end, en quelques semaine seulement.

Notre choix s’est naturellement porté sur une sortie en catamaran, le samedi après-midi. Boire l’apéro bercé par les vagues et sous un beau soleil, bizarrement ça convient à tout le monde 🙂 Après quelques comparaisons et un premier contact super agréable, on a booké notre après-midi auprès de Kapalouest, une vraie référence à la Rochelle. Les catamarans sont flambants neufs, et le rapport qualité/ prix imbattable ! (Voir : Notre programme à la Rochelle)

Pour plus d’informations :
www.kapalouest.com

  • Commander les cadeaux pour les invités
Comme tout bon EVJF qui se respecte, on a choisi d’attribuer un petit budget « gadget » pour gâter tout le monde… Nous avons offert aux invités:
– Un t-shirt marinière pour chaque participant
– Des thermocollants en forme de coeur pour personnaliser tous les t-shirts
– Un thermocollant supplémentaire pour le t-shirt de la future mariée : « appelez moi Madame » ! 
– Des pochettes cadeaux pour conserver leurs souvenirs
– Des « bêtises » pour décorer les voitures… et nous décorer aussi tant qu’on est (serpentins, ballons, bagues fluorescentes… De vrais gosses !)
– Des foulards : qui représentent quand même un sacré fil conducteur de nos étés dans le Sud-Ouest… Ils ne l’ont su que plus tard mais c’était aussi un cadeau en commun avec les garçons.
  • Repérer et réserver les bars et restos

Les bars et restaurants sont super nombreux sur La Rochelle, et on s’y perd un peu. Je me suis pas mal documentée sur différents supports : le groupe Facebook « Soirées, évènements et sorties à la Rochelle et ses environs », l’indispensable Routard et ses bonnes adresses, et Tripadvisor.

Au final, nous avons fait face à deux complications (mais qui étaient prévisibles !) : 
– Les restaurants ne sont toujours pas en mesure d’accepter les tables de plus de 10 personnes (à cause du COVID)
– Nous avions surtout besoin d’une table pour le samedi soir, et autant vous dire qu’en plein été, personne n’a voulu nous prendre une réservation pour 11 personnes !

Mais c’est pas grave, on savait à quoi on s’attendait. On a choisi de noter quelques bonnes adresses, et de s’y présenter spontanément. Il y a tellement de bars et restos qu’il n’y a que le choix du roi…

  • Les derniers préparatifs

Nous voici à quelques jours du départ, c’est le moment d’en dévoiler un peu plus à toutes les invitées. Pour rendre ça un peu plus sympa, nous leur avons envoyé un flyer d’invitation sur notre conversation groupée (plus le temps de l’envoyer par courrier…). Nous leur avons également inséré le flyer dans les pochettes cadeau, pour que chacune en ait un en souvenir.

Création ensoleillée made in Canva

Le rendez-vous était fixé, et après quelques derniers échanges avec les différents prestataires, tout était bon de notre côté !

10. J-15 !! FAIRE PATIENTER LA FUTURE MARIÉE !

Par contre, il y en a une qui brûle d’impatience d’en savoir plus… la future mariée ! Alors pour la faire patienter un peu, nous avons mis un jeu en place sur les derniers jours : lui organiser sa valise (à distance).

Le principe est simple : chaque jour, nous lui transmettons un objet qu’elle doit ajouter à sa valise… Et elle doit nous le prouver avec une photo (drôle ou sexy, à sa convenance) à l’appuis ! 

Le but étant un peu de la faire tourner en bourrique en lui demandant des accessoires qui n’avaient rien à voir les uns avec les autres, puisqu’elle n’avait toujours aucune idée de là où nous allions l’amener ! 

Voici la liste des objects qui lui ont été demandés :

  • La valise de ton choix, et une trousse de toilette 
  • Ton pull préféré et celui des gueules de bois
  • Un paquet de lingettes pour bébé
  • Ta paire préférée de Ben Simon, et une paire de bottes de pluie
  • Ta plus belle culotte, et celle de grand-mère (on pense toujours aux lendemains de cuite !)
  • Une tenue de soirée prête à faire tomber tous les homos sur ta route
  • Ta plus belle tenue pour aller faire la tournée du facteur des ch’tits (sans oublier l’apéro et les frites, bien entendu !)
  • Ton équipement de survie (couverture, lampe frontale et chargeur)
  • Une boite de ravalement de façade
  • Deux paires de chaussettes colorées
  • Une serviette de toilette
  • L’objet que tu juges indispensable pour un départ en week-end
  • Le jean que tu ne mets plus car trop sexy
  • Ton maillot de bain le plus Hot
  • Trois t-shirts (on sait jamais, si tu en perds un !), et un kaway…

On s’est bien marrés pendant 15 jours en recevant des photos qui n’avaient striiiictement rien à voir les unes avec les autres…

Du coup, la veille du départ, on lui a quand même passé un petit texto avec les vrais indispensables du week-end en y laissant des petits indices qui l’induisaient en erreur (deux vestes bien chaudes, ton passeport…)

Et pour lui donner rendez-vous, on n’a pas eu envie de lui donner l’heure à laquelle nous arrivions. On avait déjà du la prévenir de la date, on allait pas en plus lui donner les détails ! 😉 Elle a juste reçu un petit texto…

« Et comme on est pires que les livreurs Chronopost, Madame, nous livrerons votre colis vendredi matin entre 08h00 et 12h00. Si vous n’êtes pas présente à votre domicile, merci de bien vouloir en informer le(s) livreur(s).

Sois en forme ! Parce que nous, on l’est ! »

Autant vous dire que, la pauvre, elle était vraiment prête à 8h00 !! La suite vous la connaissez… Et si ce n’est pas encore le cas, je vous invite à découvrir l’article avec le programme complet de l’EVJF organisé à la Rochelle !

Vous êtes désormais parés pour organiser un EVJF de folie ! Alors n’oubliez pas : on s’organise en accord avec les envies de chacune, mais surtout celles de la future mariée, et on respecte le budget ! Bon week-end à vous !

Bon voyage... PISA

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